在庫改善は勘ではなく欠品率と在庫回転率の可視化から始まります。エクセル管理の限界と、改善の具体プロセスを事例でお伝えします。
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結論：欠品と過剰在庫は同時に起きる。原因はエクセルではなく「見る数字」がバラバラなこと
在庫管理の改善は、システムの入れ替えより先に「欠品率」「在庫回転率」「発注点」の3つを同じ数字で見られる状態を作ることから始まります。
製造業の在庫管理相談で最も多いのは、「欠品もあるのに倉庫は在庫でいっぱい」という一見矛盾した悩みです。弊社が実際に受けた案件でも、同じ会社の中で「主力部品は毎月のように欠品して生産ラインが止まりかける」一方で「使う予定のない資材が棚の奥で何年も眠っている」という状態が同時に起きていました。
原因を辿ると、たいてい行き着くのはエクセルそのものの機能不足ではありません。「発注担当が見ているシート」と「現場が実際に消費しているペース」と「経営者が把握している在庫金額」が、それぞれ別のタイミングで更新された別の数字を指している、という構造の問題です。この記事では、実際の改善プロジェクトの進め方を、着眼点ごとに具体的にお伝えします。
なぜエクセル管理だと欠品と過剰在庫が同時に起きるのか
エクセルが悪いのではなく、「誰が・いつ・何を基準に発注するか」のルールが決まっていないまま台帳だけが増えていくことが根本原因です。
エクセルによる在庫管理そのものは、品目数が少なく担当者が固定されているうちは問題なく機能します。崩れ始めるのは、品目が増え、発注担当と現場と経理で見るシートが分かれた瞬間です。誰か一人が更新を忘れる、あるいは別のバージョンを触ってしまうだけで、台帳上の在庫数と実際の倉庫の在庫数がずれます。
このズレに気づかないまま発注を続けると、台帳上は十分にあるはずの部品が現場で足りなくなる「欠品」と、台帳では少なく見えるのに実際は使い切れないほどある「過剰在庫」が、同じ会社の中で並行して発生します。さらに欠品が起きると現場は応急的にスポット発注をかけますが、この発注はたいてい台帳に反映されるのが後回しになり、次の集計をさらに乱すという悪循環に入ります。私たちが複数の製造業の案件で共通して見てきたのは、この「応急発注が台帳を余計に信頼できなくする」という失敗パターンです。
改善プロジェクトはどこから着手するか［要取材：具体的な社名・数値は取材確定後に追記］
改善は台帳の作り直しからではなく、「今の在庫数と発注の実態を1週間だけ正確に記録する」ところから始めます。
在庫管理の改善プロジェクトでは、最初にシステムやフォーマットを新しくしたくなりますが、それより先に「今、実際に何が起きているか」を正確に記録する期間を設けます。具体的には、対象期間中の全品目について、朝時点の在庫数・その日の出庫数・発注のタイミングを、既存のエクセルとは別に手元でも記録してもらいます。
この記録期間だけで、多くの現場では台帳と実在庫の差異が可視化されます。ここで重要なのは、差異が見つかった品目を「犯人探し」に使わないことです。差異は個人のミスではなく仕組みの欠陥が生んでいる、という前提で臨まないと、現場が正確な数字を報告しなくなり、改善に必要なデータそのものが取れなくなります。この事例［要取材］についても、改善対象となった企業名・業種の詳細・実際の数値は取材確定後に追記し、一次情報として提示する予定です。
改善プロセスで見るべき3つの着眼点：欠品率・在庫回転率・発注点
全品目を同じ基準で管理しようとするのをやめ、「欠品してはいけないもの」と「多少の過剰は許容できるもの」を分けることが改善の核になります。
改善プロセスで実際に着目するのは、次の3つです。
- 欠品率：発注しても間に合わず生産や出荷が止まった回数の割合。主力品目・代替が効かない部品ほど優先して下げる対象になります。
- 在庫回転率：一定期間にその在庫が何回入れ替わったか。回転が遅い品目は過剰在庫の候補として見直します。
- 発注点：「在庫がこの数量を切ったら発注する」という基準線。品目ごとのリードタイムと消費ペースから逆算して決めます。
3つとも品目全体に一律の基準を当てはめると、必ずどこかで無理が出ます。主力部品は欠品率を最優先にして発注点を高めに設定し、使用頻度の低い資材は在庫回転率を優先して発注点を絞る、というように品目単位で基準を変えることが実務上の分かれ目になります。この品目分けの基準そのものが、エクセルの表計算だけでは維持しづらく、更新のたびに崩れやすい部分でもあります。
改善後に何が変わるか（仮説・要検証）
数値は改善プロジェクトごとに変わるため断定はできませんが、欠品による生産停止と過剰在庫の廃棄・保管コストの両方が同時に減る、という方向性は複数の案件で共通して見られます。
在庫管理の改善効果として「欠品率が◯％減った」「在庫回転率が◯倍になった」といった具体的な数値をお見せしたいところですが、これは案件ごとの品目構成・季節変動・改善に費やせる期間によって大きく変わるため、この記事の時点では仮説・要検証として扱います。この記事の事例［要取材］についても、実際の改善前後の数値は取材確定後に一次情報として追記します。
一方で、方向性として複数の改善プロジェクトに共通して見られるのは、「欠品による生産停止」と「過剰在庫による廃棄・保管コスト」が、片方だけでなく両方とも改善に向かうという点です。これは、欠品率と過剰在庫が実は同じ根本原因（見る数字がバラバラなこと）から生じているために起きる現象だと考えられます。逆に言えば、片方しか改善しない場合は、まだ根本原因に手が届いていない可能性が高いというサインにもなります。
自社の在庫管理を見直す最初の3ステップ
いきなりシステムを比較検討するのではなく、まず自社の現状を1〜2週間だけ正確に記録することから始めてください。
自社の在庫管理を見直す場合、次の3ステップで進めるのが現実的です。
- 1〜2週間、既存のエクセルとは別に在庫数・出庫・発注のタイミングを記録する。台帳と実態の差異がどこにあるかを可視化します。
- 品目を「欠品してはいけないもの」と「多少の過剰は許容できるもの」に分ける。全品目一律の管理をやめる出発点です。
- 差異が出た原因を個人ではなく仕組みの問題として洗い出す。ここまでやって初めて、システム導入や運用ルールの再設計が意味を持ちます。
いきなり在庫管理システムの比較検討から入ると、自社の実態に合わない機能に費用を払うことになりがちです。どの業務にどこまで手を入れるべきか判断がつかない場合は、初月無料の経営AI診断（通常30万円相当）で、まず自社の在庫管理の現状を可視化するところから始める選択肢もあります。
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よくある質問
- Q. 在庫管理をエクセルから変えるべきタイミングの目安は？
- A. シート数が10を超える、更新担当が1人しかいない、月次の棚卸差異が常態化している——このいずれかに当てはまったら見直しどきです。シートが分かれるほど「どれが最新か」が誰にも分からなくなり、欠品と過剰在庫が同時に起きる状態に近づきます。人が増えるタイミングより先に、シートが増えたタイミングで動くほうが傷は浅くなります。
- Q. 在庫管理システムを導入すれば欠品も過剰在庫もすぐ解決しますか？
- A. システムだけでは解決しません。弊社が関わった案件でも、システムを入れた直後に欠品率が悪化した例があります。原因は「どの数字を見て発注判断をするか」という運用ルールを決めないままシステムを入れたことでした。ツール選定より先に、発注点・安全在庫・確認頻度のルールを紙一枚で決めておくことが、システムを活かす前提になります。
- Q. 在庫回転率と欠品率、改善では両方をどう扱えばいいですか？
- A. 在庫回転率だけを上げようとすると発注を絞りすぎて欠品が増え、欠品を恐れて多めに発注すると回転率が落ちる、というトレードオフの関係にあります。品目ごとに「欠品してはいけないもの」と「多少の過剰は許容できるもの」を分けて基準を変えるのが実務的な着地点です。全品目に同じ基準を当てはめないことが、両立の第一歩になります。
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